Datenschutzerklärung für unsere Inkassotätigkeiten

Uns bei der Alektum AG (Reg. Nr. UID CHE-296.301.857) ist es wichtig, die Privatsphäre aller Personen zu respektieren, mit denen wir in Kontakt kommen und insbesondere die Verarbeitung personenbezogener Daten transparent zu gestalten. Wenn eine Situation eintritt, in der wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, möchten wir sicherstellen, dass Sie sich in Bezug auf die Verarbeitung dieser Daten sicher fühlen. Wir bitten Sie daher, diese Datenschutzerklärung zu lesen, in der wir Ihnen weitere Informationen darüber geben, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten.

Kontakt

Wenn Sie Fragen zu unserer Verarbeitung personenbezogener Daten haben oder eines Ihrer Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an die folgenden Kontaktdaten:

Alektum AG

Postadresse: Alpenstrasse 9, CH-6300 Zug

Telefon (Zentrale): +41 41 562 09 70
E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme mit unserem Datenschutzbeauftragten: datenschutz@alektumgroup.ch

Inhalt

Datenschutzerklärung für unsere Inkassotätigkeiten. 1

Kontakt. 1

Warum diese Datenschutzerklärung?. 2
Wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich?. 2
Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. 3

3.1. Haben Sie ein Mahnschreiben von uns erhalten?. 3

3.2. Haben Sie ein Mahnschreiben erhalten?. 3

3.3. Wie sieht das Inkassoverfahren aus?. 4

3.3.1. Eingang des Falls. 4

3.3.2. Versenden des Schreibens. 4

3.3.3. Maßnahmen zur Einziehung von Außenständen. 5

3.3.4. Grenzübergreifendes Inkasso. 6

3.3.5. Mahnbescheid und Vollstreckung/Pfändung/Beschlagnahme. 6

3.3.6. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten. 6

Unsere Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Ankauf unbezahlter Forderungen. 6

4.1. Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit einer Portfolioanalyse. 6

4.2. Übermittlung personenbezogener Daten an den ursprünglichen Gläubiger. 7

Arbeiten Sie für einen unserer Auftraggeber/Kunden?. 7
Mit uns sind Sie sicher – wir sorgen stets für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. 8
Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?. 8
Wem teilen wir Ihre personenbezogenen Daten mit?. 9

8.1. Unsere Kunden und der ursprüngliche Gläubiger. 9

8.2. Dienstleister und Unterauftragnehmer. 9

8.3. Die Alektum Group und andere Inkassounternehmen. 10

8.4. Verwalter, Treuhänder oder von Ihnen bevollmächtigte Personen. 11

8.5. Öffentliche Behörden und Gerichte. 11

Werden meine personenbezogenen Daten in ein anderes Land übermittelt?. 11
Sie haben die Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten – das sind Ihre Rechte. 13
Sind Sie unzufrieden mit unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?. 14

1. Warum diese Datenschutzerklärung?

Das neue Schweizerische Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG) und die EU-Datenschutz-Grundverordnung 2016/679 (DSGVO) zielen darauf ab, die Grundrechte und Freiheiten natürlicher Personen zu schützen, insbesondere deren Recht auf Schutz personenbezogener Daten und enthalten Bestimmungen über den freien Verkehr personenbezogener Daten. Wir haben daher diese Datenschutzerklärung erstellt, um Sie darüber zu informieren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten schützen und anderweitig verarbeiten und wie wir Ihre Rechte in Übereinstimmung mit dem revDSG und der DSGVO wahren.

2. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich?

Die Alektum AG (Reg. Nr. CHE-296.301.857) ist Verantwortlicher für die Verarbeitung, wenn wir Inkassoaufträge im Namen unserer Kunden durchführen und wenn wir Forderungen betreiben, die wir erworben haben und somit Inkassotätigkeiten im eigenen Namen durchführen. Wenn Sie also ein Inkassoschreiben von uns erhalten haben, weil wir ein Inkassoverfahren gegen Sie eingeleitet haben, sind wir während der gesamten Dauer des Verfahrens für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich, ganz gleich ob wir das Verfahren in unserem eigenen Namen oder im Namen eines unserer Kunden durchführen.

3. Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten

3.1. Haben Sie ein Mahnschreiben von uns erhalten?

Wir versenden manchmal Mahnschreiben im Namen unserer Kunden. Dazu ein wichtiger Hinweis: Dies bedeutet nicht, dass wir einen Inkassofall in Bezug auf Sie eingeleitet haben. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter diesen Umständen ausschließlich gemäß den Anweisungen unseres Kunden und handeln somit als Auftragsverarbeiter im Namen unseres Kunden. Mit anderen Worten: In diesen Fällen ist unser Kunde (derjenige, der auf der Ihnen zugesandten Zahlungsaufforderung als Gläubiger angegeben ist) Verantwortlicher hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Dies bedeutet auch, dass wir unseren Auftrag auf der Grundlage der von unserem Kunden gewählten rechtmäßigen Gründe ausführen.

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die wir in dieser Phase verarbeiten, umfassen in erster Linie folgende Angaben: Name, Sozialversicherungsnummer, Kontakt- und Adressdaten, Angaben zur unbezahlten Forderung, die der Forderung zugrunde liegende Rechnung und, falls zutreffend, geleistete Ratenzahlungen oder Teilrückzahlungen.

Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wie Ihre personenbezogenen Daten in dieser Phase verarbeitet werden, z. B. zu welchen Zwecken die Verarbeitung erfolgt, oder welche Rechte Sie unter diesen Umständen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Kunden, d. h. an Ihren Gläubiger und Vertragspartner. Die Kontaktdaten dieser Partei (unseres Kunden) finden Sie in dem von Ihnen abgeschlossenen Vertrag/Vereinbarung oder auf der Originalrechnung, die Sie von Ihrem Gläubiger erhalten haben.

3.2. Haben Sie ein Mahnschreiben erhalten?

Wenn Sie von uns ein Mahnschreiben erhalten haben, bedeutet dies, dass wir in unserer Eigenschaft als Inkassounternehmen Maßnahmen zur Einziehung von Außenständen gegen Sie treffen, um eine unbezahlte Forderung in unserem Namen oder im Namen unseres Kunden einzutreiben. In diesem Zusammenhang bezieht sich der Begriff „Inkassomaßnahmen“ auf alle Maßnahmen, die wir treffen, um die Zahlung oder sonstige Erfüllung der Forderung, die Feststellung der Forderung und/oder eine Vollstreckung wirksam zu erlangen und uns zu ermöglichen, diese auf rechtmäßige Weise in Rechnung zu stellen und abzurechnen. Dies kann die Versendung von Mahnschreiben und anderen Aufforderungsschreiben und Mitteilungen umfassen, das Aushandeln von Vergleichen, die Bearbeitung von Zahlungen, die Kommunikation mit Ihnen als Schuldner oder mit Ihrem Bevollmächtigten oder Vertreter, falls vorhanden, Kontakte mit Behörden oder anderen Beteiligten und/oder Maßnahmen im Zusammenhang mit der Feststellung einer Forderung, einschließlich Gerichtsverfahren und Vollstreckung.

Wie zuvor erwähnt, sind wir Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Inkassoverfahrens, was unter anderem bedeutet, dass wir bestimmen, zu welchen Zwecken Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wie die Verarbeitung durchgeführt wird und auf welche Rechtsgrundlage sie sich stützt. Im Rahmen dieses Verfahrens verarbeiten wir Daten, die Sie betreffen, weil Ihrerseits überfällige Außenstände gegenüber uns oder einen unserer Kunden bestehen. Mit anderen Worten: Wir verarbeiten Ihre Daten, um die überfällige Forderung einzuziehen. Die Möglichkeit der Betreibung einer überfälligen Forderung gilt als wesentlich zur Erreichung eines funktionierenden Zahlungsflusses in einer Gesellschaft. Auch aufgrund dieser wichtigen gesellschaftlichen Funktion der Inkassotätigkeit erfolgt unsere Verarbeitung personenbezogener Daten in diesem Zusammenhang in erster Linie auf vertraglicher Grundlage gemäß Artikel. 31 (2) (a) revDSG und Artikel 6 (1) DSGVO und dem öffentlichen Interesse gemäß Artikel 6 (1) (e) DSGVO.

3.3. Wie sieht das Inkassoverfahren aus?

Um den Inkassoprozess und damit auch unsere Verarbeitung personenbezogener Daten transparenter zu machen, beschreiben wir im Folgenden Schritt für Schritt den Inkassoprozess, wobei der Schwerpunkt auf unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten liegt.

Schematische Darstellung unseres Inkassoprozesses:

3.3.1. Fallübergabe

Wenn wir von unserem Kunden einen Inkassoauftrag erhalten oder wir einen Inkassofall durch Ankauf der betreffenden Forderung übernehmen, erhalten wir auch Angaben über Sie als Schuldner, die zur Betreibung Ihrer überfälligen Forderung notwendig sind. Wir erhalten vor allem folgende Angaben: Name, Geburtsdatum, Kontakt- und Adressdaten, Angaben zur unbezahlten Forderung, Umstände des Ankaufs, die der Forderung zugrunde liegende Rechnung, sowie Angaben über etwaige Ratenzahlungen/Teilrückzahlungen oder Anfechtungen. Wenn Sie als Bevollmächtigter oder Vertreter eines Schuldners handeln, z. B. als Treuhänder oder Verwalter, werden auch personenbezogenen Daten verarbeitet, wie z. B. Ihr Name, Ihre Kontakt- und Adressdaten und sonstige Kontaktdaten, z. B. Ihre E-Mail-Adresse, sowie Angaben zur tatsächlichen Treuhandschaft. Wenn Sie gesamtschuldnerisch für einen Schuldner haften, z. B. als Gesellschafter oder Bürge, verarbeiten wir die gleichen personenbezogenen Daten wie bei einem Schuldner sowie Angaben zur tatsächlichen Bürgschaftsübernahme. Die gesamte Verarbeitung der in diesem Abschnitt beschriebenen personenbezogenen Daten beruht auf der Rechtsgrundlage eines Vertrags gemäß Artikel 31 (2) (a).revDSG und Artikel 6 (1) (b) DSGVO und dem berechtigten Interesse gemäß Artikel 6 (1) (f) DSGVO.

3.3.2. Versenden des Schreibens

In dieser Phase des Prozesses wird Ihnen ein Inkassoschreiben zugesandt. Das Mahnschreiben enthält Zahlungsinformationen und eine Zahlungsfrist, bis zu der die Zahlung zur Vermeidung weiterer Inkassomaßnahmen bei uns eingegangen sein muss. Im Zusammenhang mit dem Versand des Mahnschreibens werden Ihre folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet: Name, Kontaktangaben und Angaben zur Forderung. Im Zusammenhang mit dem Postversand des Inkassoschreibens werden diese Daten an den jeweils von uns beauftragten Dienstleister für Druck und Versand unserer Briefe, d.h. einen Dritten, weitergegeben. Dazu ist es wichtig, dass wir über Ihre korrekten Kontaktdaten verfügen – andernfalls besteht die Gefahr, dass unsere Schreiben nicht ankommen und unsere Kommunikation mit Ihnen eingeschränkt wird. Um zu gewährleisten, dass wir über Ihre korrekten und aktuellen Kontaktdaten verfügen, aktualisieren wir die Adressdaten regelmäßig, indem wir sie an einen externen Dienstleister übermitteln, damit wir imstande sind, die betreffende Dienstleistung zu erbringen.

3.3.3. Inkassomaßnahmen

Ist die Forderung im Inkassofall nach der im Mahnschreiben genannten Zahlungsfrist noch immer unbezahlt, werden weitere Inkassomaßnahmen ergriffen. Das bedeutet, dass wir Sie per Telefon, Brief, E-Mail oder SMS kontaktieren. Die in dieser Phase verarbeiteten personenbezogenen Daten sind die gleichen wie in Abschnitt 3.1 oben beschrieben.

Wenn Sie sich telefonisch an uns wenden, kann das Gespräch zu Qualitätssicherungs- und Schulungszwecken aufgezeichnet werden. Wir stellen damit sicher, dass wir Ihnen bestmöglich helfen können und um die Qualität unserer Arbeit und unserer Dienstleistungen zu verbessern. Telefonaufzeichnungen werden 32 Tage lang gespeichert, und nur einige wenige Personen in unserer Organisation haben die Erlaubnis, die Gespräche abzuhören. Die Verarbeitung personenbezogener Daten in diesem Zusammenhang erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Artikel 31 (1) revDSG und Artikel 6 (1) (a) DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns eine Nachricht an die hier in der Datenschutzerklärung aufgeführten Kontaktdaten senden.

Als Schuldner können Sie sich während des Inkassoverfahrens jederzeit mit uns in Verbindung setzen, wenn Sie mit uns über den Fall oder die Möglichkeit eines Ratenzahlungsplans sprechen möchten, oder wenn Sie die gegen Sie geltend gemachte Forderung anfechten wollen. Wenn Sie die Forderung anfechten und wir der Ansicht sind, dass Sie dennoch für die Zahlung der betreffenden Forderung haftbar sind, bedeutet dies, dass der Fall strittig ist;. In diesem Fall können wir eine Anwaltskanzlei mit unserer Vertretung beauftragen. Es werden dann Einzelheiten des Falls und Ihre personenbezogenen Daten an die von uns beauftragte Anwaltskanzlei weitergegeben, d. h. an einen Dritten. Mit der Übergabe des Falls an die Anwaltskanzlei geht auch die Rolle des Verantwortlichen für die Verarbeitung auf die Kanzlei über, d. h. sie ist Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und trägt die alleinige Verantwortung für diese Verarbeitung, solange der Fall von ihr bearbeitet wird. Wenden Sie sich daher bitte an die Anwaltskanzlei in ihrer Eigenschaft Verantwortlicher, wenn Sie weitere Angaben darüber wünschen, wie Ihre personenbezogenen Daten in diesem Teil des Verfahrens verarbeitet werden, z. B. zu welchen Zwecken die Daten verarbeitet werden und welche Rechte Sie haben.

Zur Vermeidung unnötiger oder übermäßig einschneidender Inkassomaßnahmen müssen wir eine Bewertung der Maßnahmen vornehmen, die in jedem einzelnen Fall am besten geeignet sind. Dazu müssen wir unter anderem Daten über Ihre finanzielle Situation, andere Schulden und andere relevante Verfahren, wie z. B. Lohnpfändungen, verarbeiten. Wir holen daher bei Auskunfteien, die Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, entsprechende Informationen ein, damit wir Ihre Kreditwürdigkeit beurteilen können. Auf der Grundlage der erfassten Daten entscheiden wir dann beispielsweise über die Art des zu versendenden Forderungsschreibens und ob rechtliche Schritte zu treffen sind, wie etwa eine Zahlungsaufforderung, die Einleitung gerichtlicher Schritte oder die Beantragung von Vollstreckungsmaßnahmen.

3.3.4. Grenzübergreifendes Inkasso

Wenn Sie in einem anderen Land leben oder in ein anderes Land verziehen als das, in dem wir einen Sie betreffenden Inkassofall eingeleitet haben, bedienen wir uns der Dienste eines Inkassounternehmens in dem Land, in dem Sie sich befinden. In diesem Fall teilen wir dem Inkassounternehmen, d.h. einem Dritten, Ihre personenbezogene Daten und den Inkassofall als solchen mit. Wenn wir den Fall an ein Inkassounternehmen abgegeben haben, sind wir nicht mehr Verantwortlicher in Bezug auf die Verarbeitung. Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wie Ihre personenbezogenen Daten in dieser Situation verarbeitet werden, wenden Sie sich bitte an Ihr neues Inkassounternehmen.

3.3.5. Mahnbescheid und Vollstreckung/Pfändung/Beschlagnahme

Sollte die Forderung nach Durchführung von Inkassomaßnahmen noch nicht beglichen sein, kann der Fall zur Beantragung eines Mahnbescheids an die Inkassounternehmen in der Schweiz weitergeleitet werden. In diesem Fall geben wir Ihre personenbezogenen Daten, einschließlich der Angaben zur ausstehenden Forderung, an einen externen Dienstleister, z.B. Collecta eSchKG-Services, zur elektronischen Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an die zuständigen Inkassounternehmen weiter. Das Inkassounternehmen kann dann die Forderung (d.h. die Schuld) durch einen Mahnbescheid feststellen. Wenn die Forderung/Schuld auf diese Weise festgestellt wurde, kann das Urteil dazu verwendet werden, ein Verfahren einzuleiten, das einen Vollstreckungstitel, eine Sachpfändung und/oder eine Lohn- bzw. Gehaltspfändung nach sich zieht.

3.3.6. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Obwohl wir Routinen einsetzen, um diese Art der Verarbeitung so weit wie möglich einzuschränken, ist es möglich, dass wir besondere Kategorien personenbezogener Daten oder „sensible personenbezogene Daten“ verarbeiten müssen, wie z. B. Angaben zu einer Treuhandschaft oder wenn Sie im Rahmen der Anfechtung einer Forderung bestimmte Angaben zu Ihrer Gesundheit gemacht haben. In diesen Fällen beruht unsere Verarbeitung dieser Daten auf Ihrer Einwilligung gemäß Artikel 6 (7) revDSG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns eine Nachricht an die hier in der Datenschutzerklärung aufgeführten Kontaktdaten senden.

4. Unsere Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Ankauf unbezahlter Forderungen

4.1. Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit einer Portfolioanalyse

Wie bereits oben erwähnt, führen wir Inkassomaßnahmen in Fällen durch, in denen wir Zahlungen nicht nur im Namen unserer Kunden, sondern auch in unserem eigenen Namen eintreiben, da wir regelmäßig unbezahlte Forderungen ankaufen. Diese Art des Forderungsankaufs erfolgt in der Regel durch den Erwerb von Forderungsportfolios, die eine große Anzahl unbezahlter Forderungen enthalten. Vor einem solchen Erwerb ist es notwendig, dass wir jedes einzelne Portfolio analysieren, um den Preis zu bestimmen, den wir für das betreffende Portfolio zu zahlen bereit sind. Im Rahmen dieser Analyse können wir personenbezogene Daten wie Name, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail-Adresse, Rechnungsangaben und Angaben zur Forderung verarbeiten. Die analysierten personenbezogenen Daten werden vom Veräußerer des Forderungsportfolios zur Verfügung gestellt; es handelt sich dabei gewöhnlich um den ursprünglichen Gläubiger der Forderung. Der Zweck dieser Verarbeitung personenbezogener Daten besteht in der Bewertung des betreffenden Forderungsportfolios und der Begrenzung des finanzielle Risikos, das sich für uns aus unserem Ankauf des Portfolios ergibt. Die Verarbeitung personenbezogener Daten in diesem Zusammenhang beruht gemäß Artikel 6 (1) Buchstabe f der DSGVO auf unserem berechtigten Interesse an unternehmerischer Freiheit, d.h. unserem berechtigten Interesse, frei im Wettbewerb tätig sein zu können und unsere finanziellen Interessen im Rahmen dieser unternehmerischen Freiheit zu schützen.

4.2. Übermittlung personenbezogener Daten an den ursprünglichen Gläubiger

In bestimmten Fällen können wir Ihre personenbezogenen Daten nach Erwerb der Forderung an Ihren ursprünglichen Gläubiger übermitteln. Zu den personenbezogenen Daten, die wir unter diesen Umständen weitergeben, gehören Name, Aktenzeichen, ausstehende Forderungen oder Einzelheiten zu den Zahlungen, die Sie im Zusammenhang mit Ihren Außenständen geleistet haben, oder der Grund für den Abschluss des Falls. Der Zweck dieser Übermittlung personenbezogener Daten ist es, dem ursprünglichen Gläubiger Auskunft darüber zu geben, ob die Forderung, die Sie dem betreffenden Gläubiger einst geschuldet haben (d. h. bevor wir die Forderung angekauft haben), noch offen ist oder nicht. In diesem Zusammenhang erfolgt die Verarbeitung gemäß Artikel 6 (1) Buchstabe f DSGVO auf unserem berechtigten Interesse und dem des Gläubigers an der unternehmerischen Freiheit, d.h. unserem berechtigten Interesse und dem des ursprünglichen Gläubigers an der freien Ausübung wettbewerbsfähiger Geschäftstätigkeiten und dem Schutz unserer finanziellen Interessen im Rahmen dieser unternehmerischen Freiheit durch die Begrenzung möglicher künftiger finanzieller Verluste. Unser berechtigtes Interesse und das des ursprünglichen Gläubigers in Bezug auf diese Verarbeitung umfasst auch die weitestgehende Verhinderung einer Überschuldung in der Gesellschaft. Dies kann in der Form geschehen, dass der ursprüngliche Gläubiger die Genehmigung für künftige Forderungsankäufe verweigert, solange frühere Schulden nicht beglichen sind, was im Hinblick auf die Begrenzung sowohl der individuellen Überschuldung als auch der allgemeinen Überschuldung in der Gesellschaft in einem größeren Zusammenhang als positiv gelten kann. Zu diesem Zweck muss der ursprüngliche Gläubiger Auskunft darüber erhalten können, ob eine von uns erworbene Forderung noch offen ist oder nicht.

5. Arbeiten Sie für einen unserer Auftraggeber/Kunden?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie der Ansprechpartner und/oder Geschäftspartner bei einem unserer Kunden sind oder wenn Sie der Ansprechpartner für einen potenziellen Kunden sind, d. h. der Ansprechpartner bei einem Unternehmen, das wir als Kunden gewinnen möchten. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir personenbezogene Daten in Form Ihres Namens, Ihrer Telefonnummer und Ihrer Position bei dem betreffenden Unternehmen sowie eventuelle Gesprächsnotizen. Diese Daten dienen zur Verwaltung der Beziehung zwischen uns und zur Erfüllung eines eventuell mit Ihnen abgeschlossenen Vertrags, wobei die Verarbeitung auf der Grundlage der Vertragserfüllung gemäß Artikel 31 (2) (a) revDSG und Artikel 6 (1) (b) DSGVO erfolgt. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten auch zu Berichts- und Abrechnungszwecken; in diesem Fall beruht die Verarbeitung auf der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Artikel 6 (1) (c) DSGVO. Wenn Sie die Kontaktperson für einen potenziellen Kunden sind, werden Ihre personenbezogenen Daten gemäß Artikel 6 (1) (f) DSGVO verarbeitet, und zwar auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Vermarktung unserer Dienstleistungen und der Entwicklung möglicher Kundenbeziehungen.

6. Mit uns sind Sie sicher – wir sorgen stets für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Gleich ob wir Verantwortlicher sind oder als Auftragsverarbeiter im Auftrag unseres Kunden handeln, sind wir stets verpflichtet, die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu schützen; dies gilt auch in Fällen, in denen wir einen Dritten mit der Durchführung der gesamten oder teilweisen Verarbeitung beauftragen. Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass wir personenbezogene Daten niemals an externe Dritte weitergeben, außer zur Erfüllung unseres Auftrags und des Zwecks, für den wir die betreffenden personenbezogenen Daten erhoben haben, oder wenn wir gesetzlich zur Weitergabe der Daten an einen solchen Dritten verpflichtet sind. Zudem beachten wir als Inkassounternehmen die gesetzliche Verschwiegenheitspflicht gemäß revDSG und GDPR, was bedeutet, dass wir Informationen über persönliche Verhältnisse oder Informationen über Berufs- oder Geschäftsgeheimnisse nicht unbefugt offenlegen oder verwenden dürfen.

Wir achten auch darauf, die Verbreitung personenbezogener Daten innerhalb der Alektum AG und innerhalb der Alektum Group, zu der die Alektum AG gehört, durch den Einsatz von Berechtigungskontrollen zu begrenzen, was bedeutet, dass der Zugang zu personenbezogenen Daten nur Mitarbeitern gewährt wird, die auf den Zugang zu solchen Daten zur Erfüllung ihrer Arbeitsaufgaben angewiesen sind.

Zusätzlich stellen wir sicher, dass unsere IT-Systeme und andere Orte, an denen wir personenbezogene Daten speichern, vor unbefugtem Zugriff geschützt sind, z. B. durch Verwendung von Firewalls, Virenschutz, Vorschriften für sichere Passworte, Systemprotokollierung usw.

Wenn wir personenbezogene Daten zwischen uns und Dritten außerhalb unserer Umgebung, z. B. unserem Kunden, übermitteln müssen, stellen wir stets die Verwendung eines sicheren Übermittlungsverfahrens sicher.

Schließlich stellen wir sicher, dass wir Sicherungskopien unserer Systeme erstellen, um den Verlust wichtiger Sie betreffender Informationen zu vermeiden. Zu den Rechenzentren, in denen die Sicherungskopien aufbewahrt werden, hat nur befugtes IT-Personal Zugang.

7. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Gemäß Artikel 5 DSGVO (Grundsatz der Begrenzung der Speicherung) verarbeiten wir personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung des Zwecks, für den wir die betreffenden personenbezogenen Daten erhoben haben, erforderlich ist. Die Dauer der Speicherung hängt daher vom Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten ab. Im folgenden Abschnitt wird beschrieben, wie wir Speicherungfristen auf der Grundlage der einzelnen Hauptzwecke handhaben.

Personenbezogene Daten, die wir im Rahmen eines Inkassofalls oder im Zusammenhang mit einer Analyse des Forderungsportfolios gemäß Abschnitt 4 erheben und anschließend im Rahmen der von uns durchgeführten Inkassomassnahmen bearbeiten, werden nach Abschluss des Inkassofalls 10 Jahre lang gespeichert.

Im Rahmen unseres Mahnwesens erhobene personenbezogene Daten werden für den vom Verantwortlichen (unserem Kunden) gewählten Zeitraum gespeichert. Da wir im Rahmen des Mahnwesens als Auftragsverarbeiter tätig sind, bestimmt der Verantwortliche – und nicht wir – die Dauer der Speicherung dieser Daten. In der Regel werden die Daten jedoch für einen Zeitraum von 1 Jahr nach Abschluss des Falls gespeichert.

Personenbezogene Daten von Kunden werden so lange gespeichert, wie es für die Aufrechterhaltung der Kundenbeziehung erforderlich ist; personenbezogene Daten potenzieller Kunden werden so lange gespeichert, wie das betreffende Unternehmen oder die betreffende Organisation Interessent ist, jedoch nicht länger als 10 Jahre nach Vertragsbeendigung. Zur Sicherstellung, dass wir keine alten Daten über unsere Kunden und potenzielle Kunden aufbewahren, werden sämtliche Daten alle drei Jahre aktualisiert.

Personenbezogene Daten, die für Steuer-, Abrechnungs- und Berichtszwecke im Rahmen unserer Buchhaltungstätigkeit erforderlich sind, speichern wir stets zehn (10) Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Geschäftsjahr beendet wurde.

Personenbezogene Daten, die in unseren Backups enthalten sind, werden höchstens 30 Tage lang gespeichert.

8. Wem teilen wir Ihre personenbezogenen Daten mit?

In den vorherigen Abschnitten, insbesondere durch den in Abschnitt 3.3 beschriebenen Prozessablauf, haben wir bereits Angaben zu eine Reihe von Arten von Dritten gegeben, denen wir Ihre personenbezogenen Daten je nach der Phase des Prozesses, in der die Verarbeitung stattfindet, mitteilen. Zur Erhöhung der Transparenz in Bezug auf Dritte oder Kategorien von Dritten, denen wir Ihre personenbezogenen Daten mitteilen, haben wir in diesem Abschnitt auch eine Liste dieser Dritten zusammengestellt.

8.1. Unsere Kunden und der ursprüngliche Gläubiger

Wenn wir im Auftrag unseres Kunden (Ihres Vertragspartners) Inkassomaßnahmen durchführen, geben wir Ihre personenbezogenen Daten stets an den Kunden weiter. Dies erfolgt in Übereinstimmung mit Artikel 31 (2) (a) revDSG und Artikel 6. (1) (b) und (f) DSGVO, da es zum ursprünglichen Zweck unserer Verarbeitung personenbezogener Daten gehört, dass wir als Inkassounternehmen in der Lage sein müssen, mit unserem Auftraggeber/Kunden zu kommunizieren.

In bestimmten Fällen können wir Ihre personenbezogenen Daten auch nach Erwerb der Forderung an Ihren ursprünglichen Gläubiger übermitteln. Die Verarbeitung in diesem Zusammenhang beruht auf unserem berechtigten Interesse und dem des ursprünglichen Gläubigers (wie bereits in Abschnitt 4.2 beschrieben) gemäß Artikel 6 (1) (f) DSGVO.

8.2. Dienstleister und Unterauftragnehmer

Bei Dienstleistern und Unterauftragnehmern kann es sich um Unternehmen handeln, die lediglich das Recht haben, die personenbezogenen Daten, die sie von uns erhalten, als Auftragsverarbeiter in unserem Namen zu verarbeiten. In einigen Bereichen unserer Prozesse müssen wir zur Erbringung unserer Dienstleistungen und der Erfüllung der Zwecke unserer Verarbeitung personenbezogener auf Dienstleistungen und Funktionen anderer Unternehmen zurückgreifen, wenn wir nicht in der Lage sind, diese Dienstleistungen und Funktionen selbst bereitzustellen. Diese Unternehmen verarbeiten personenbezogene Daten aus den von uns angegebenen Rechtsgründen – hauptsächlich öffentliches Interesse gemäß Artikel 6 (1) (e) DSGVO, oder berechtigtes Interesse gemäß Artikel 6 (1) (f) DSGVO, je nach dem betreffenden Verfahren.

Wir geben nachstehend Beispiele für Dienstleister und Unterauftragnehmer, die als Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten:

Unternehmen, die Software- und Daten speichern,
IT-Support- und Systemanbieter,
Zahlungsabwicklungsfirmen,
Druck- und Versanddienstleister,
Anbieter von Textnachrichten,
Anbieter von elektronischen Datenübermittlungsdiensten, und
Informationsdienstleister (zur Aktualisierung von Adressdaten in unseren Verzeichnissen).

In anderen Fällen handeln unsere Dienstleister und Unterauftragnehmer in der Rolle des Verantwortlichen und sind somit allein für Verarbeitung ihrer eigenen personenbezogenen Daten verantwortlich; dies bedeutet unter anderem, dass ihre Verarbeitung für einen von ihnen selbst festgelegten Zweck erfolgt und sie die Rechtsgrundlage auf der die Verarbeitung beruht, selbst bestimmen. Unsere Übermittlung personenbezogener Daten erfolgt aufgrund der Tatsache, dass wir inUnsere Übermittlung personenbezogener Daten erfolgt aufgrund der Tatsache, dass wir in einigen Bereichen unserer Prozesse müssen wir zur Erbringung unserer Dienstleistungen und der Erfüllung der Zwecke unserer Verarbeitung personenbezogener auf Dienstleistungen und Funktionen anderer Unternehmen zurückgreifen, wenn wir nicht in der Lage sind, diese Dienstleistungen und Funktionen selbst bereitzustellen. Je nach Situation kann die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung öffentliches Interesse gemäß Artikel 6 (1) (e) DSGVO oder berechtigtes Interesse gemäß Artikel 6 (1) (f) DSGVO sein. Besondere Kategorien personenbezogener Daten können im Zusammenhang mit rechtlichen Verfahren verarbeitet werden, z. B. Gesundheitsangaben, die Sie im Zusammenhang mit der Anfechtung einer Forderung zur Verfügung stellen; in diesem Fall können diese Daten an eine Anwaltskanzlei übermittelt werden; in diesem Fall können diese Daten an eine Anwaltskanzlei übermittelt werden. In diesem Zusammenhang gilt die Verarbeitung als erforderlich für die Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen gemäß Artikel 9 (2) (f) DSGVO.

Wir geben nachstehend Beispiele für Dienstleister und Unterauftragnehmer, die in unserem Namen personenbezogene Daten verarbeiten, jedoch als Verantwortlicher:

Anwaltskanzleien,
Buchführungsfirmen und Steuerberater
Adressen-Auskunfteien
Kreditauskunfteien, z.B. CRIF AG

8.3. Die Alektum Group und andere Inkassounternehmen

Im Zusammenhang mit Aktivitäten wie dem oben beschriebenen grenzüberschreitenden Inkasso können wir personenbezogene Daten zwischen Unternehmen innerhalb der Alektum Group oder anderen Inkassounternehmen übermitteln, um das Inkasso einer unbezahlten Forderung fortzusetzen, wenn Sie in ein anderes Land als die Schweiz ziehen. Diese Unternehmen handeln in ihrer Eigenschaft als Verantwortliche für zur Erbringung ihrer eigenen Dienstleistungen und haben somit ihre eigenen rechtmäßigen Gründe zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Unsere Verarbeitung und die Übermittlung als solche erfolgt im Rahmen unseres ursprünglichen Zwecks der Betreibung einer unbezahlten Forderung, sowie auf der gesetzlichen Grundlage des berechtigten Interesses gemäß Artikel 31 (2) (a) revDSG und Artikel 6 (1) (b) und (f) DSGVO.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch innerhalb der Alektum Group übermitteln, da wir mit bestimmten Innendienstleistungen arbeiten, d.h. ein Unternehmen innerhalb der Alektum Group kann Dienstleistungen erbringen, die auf die eine oder andere Weise auch für andere Gruppenunternehmen verfügbar sind. Dies können beispielsweise Verwaltungs-, Unterstützungs-, Personaldienstleistungen und/oder Managementfunktionen sein. Wir haben ein berechtigtes Interesse gemäß Artikel 6 (1) (f) DSGVO, Zugang zu diesen Diensten und Funktionen zu erhalten und diese bereitstellen zu können. Wir stellen sicher, dass die in diesem Zusammenhang stattfindende Verarbeitung für den Zweck unseres berechtigten Interesses notwendig ist und unsere Interessen Ihr Recht, Ihre Daten nicht zu diesem Zweck verarbeiten zu lassen, überwiegen.

8.4. Betreuer, Treuhänder oder von Ihnen bevollmächtigte Personen

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an eine Person weitergeben, die von einem Gericht als Ihr Betreuer oder Treuhänder bestellt wurde, oder an eine Person, die aufgrund einer Vollmacht von Ihnen berechtigt ist, solche Daten zu empfangen. Diese Verarbeitung oder Weitergabe personenbezogener Daten kann auf der Grundlage einer gesetzlichen Verpflichtung gemäß Artikel 6 (1) (c) DSGVO erfolgen, da wir als Inkassounternehmen gesetzlich verpflichtet sind, unsere Tätigkeiten in Übereinstimmung mit allgemein anerkannten Inkassopraktiken durchzuführen, wobei die gesamte Kommunikation mit dem Verwalter/Treuhänder erfolgen muss, wenn eine solche Person ernannt wurde; oder auf der Grundlage eines berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 (1) (f) DSGVO, da es als Teil des ursprünglichen Zwecks unserer Verarbeitung personenbezogener Daten gilt, dass wir als Inkassounternehmen in der Lage sein müssen, mit Ihnen als Schuldner oder mit Ihrem Vertreter/Bevollmächtigten zu kommunizieren, wenn eine solche Person vorhanden ist.

8.5. Öffentliche Behörden und Gerichte

Ihre personenbezogenen Daten können wir auch übermitteln an:

Gerichte,
Schweizer Finanzbehörden, und
die Schweizer Polizei.

Die Weitergabe personenbezogener Daten an Behörden und Gerichte erfolgt, weil wir einen Rechtsanspruch geltend machen oder die Durchsetzung eines bereits bestehenden Anspruchs beantragen wollen oder um Maßnahmen zur Ermittlung oder Verhütung von Straftaten zu erleichtern. Je nach Situation kann die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung öffentliches Interesse gemäß Artikel 6 (1) (e) DSGVO, die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Artikel 6 (1) (c) DSGVO oder berechtigtes Interesse gemäß Artikel 6 (1) (f) DSGVO sein.

9. Werden meine personenbezogenen Daten in ein anderes Land übermittelt?

Wir sind ein Schweizer Inkassounternehmen, das zur Alektum Group AB mit Sitz in Schweden gehört und daher werden Ihre personenbezogenen Daten hauptsächlich in der Schweiz und in Schweden verarbeitet. So werden beispielsweise alle verarbeiteten personenbezogenen Daten in unserem Hauptverwaltungssystem in Schweden gespeichert. In bestimmten Fällen setzen wir Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter oder über Unterauftragsverarbeiter personenbezogene Daten ganz oder teilweise außerhalb von Schweden verarbeiten. Dabei beschränken wir die Verarbeitung so weit wie möglich auf die EU/den EWR, obwohl in bestimmten Situationen die Übermittlung personenbezogener Daten auch außerhalb der EU/des EWR, d. h. in ein Drittland, erfolgen kann. Ein Dienstleister kann beispielsweise eine Support-Funktion an verschiedenen Standorten weltweit haben, um sicherzustellen, dass die Support-Funktion rund um die Uhr verfügbar ist; in diesem Fall können personenbezogene Daten in einem Drittland im Zusammenhang mit der Bearbeitung eines Support-Falls verarbeitet werden. Selbst wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten teilweise in einem Drittland stattfindet, stellen wir stets sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten demselben hohen Schutzniveau gemäß GDPR unterliegen. Wir möchten auch darauf hinweisen, dass Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten, wie in Abschnitt 10 beschrieben, nicht von Fällen betroffen sind, in denen Daten außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden.

Sicherheitsvorkehrungen, die wir im Zusammenhang mit Übermittlungen außerhalb der Schweiz und der EU/EWR treffen

Gleich gewährleisten wir ein hohes Schutzniveau im Zusammenhang mit der Übermittlung Ihrer Daten und stellen sicher, dass angemessene Garantien in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzanforderungen (wie z. B. denen der DSGVO) vorgesehen sind. Diese Sicherheitsvorkehrungen umfassen u.a.:

Überprüfung, ob der Schweizer Bundesrat beschlossen hat, dass das Land außerhalb der Schweiz, in das Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden, ein „angemessenes“ Schutzniveau gewährleistet (weitere Informationen über die Länder, die als „angemessenes“ Schutzniveau gelten, finden Sie auf der Website des Bundesrates: https://fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/568/de#annex_1), or
Überprüfung, ob die Europäische Kommission entschieden hat, dass das Land außerhalb der EU/des EWR, in das Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden, ein „angemessenes“ Schutzniveau gewährleistet, das dem von der DSGVO gebotenen Schutzniveau entspricht (weitere Informationen über die Länder, in denen ein „angemessenes Schutzniveau“ als sicher befunden wird, finden Sie auf der Website der Europäischen Kommission: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en), oder
wobei sichergestellt wird, dass zwischen uns und dem Empfänger der personenbezogenen Daten außerhalb der EU/des EWR eine Vereinbarung mit den Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission geschlossen wurde, oder geprüft wird, ob zwischen unserem Dienstleister und dem Empfänger eine Vereinbarung mit solchen Standarddatenschutzklauseln geschlossen wurde. Weitere Informationen über Standarddatenschutzklauseln befinden sich auf der Website der Europäischen Kommission: Standard-Vertragsklauseln (SCC) (europa.eu)). Dies bedeutet, dass der Empfänger garantiert, dass Ihre personenbezogenen Daten weiterhin demselben Schutzniveau unterliegen,, wie in der DSGVO vorgesehen. In diesen Fällen prüfen wir auch, ob es im Empfängerland Rechtsvorschriften gibt, die sich auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten auswirken, oder wir überprüfen, ob eine solche Prüfung von unserem Dienstleister durchgeführt wurde. Falls notwendig, ergreifen wir spezifische technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherstellung, dass Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Übermittlung dieser Daten in das betreffende Land außerhalb der EU/des EWR einem angemessenen Schutzniveau unterliegen.

10. Sie haben die Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten – das sind Ihre Rechte

Gemäß revDSG und DSGVO haben Sie die folgenden Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft gemäß Artikel 19 revDSG und Artikel 13-14 DSGVO.

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Unsere Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten befinden sich hier in dieser Datenschutzerklärung.

Auskunftsrecht der betroffenen Person gemäß Artikel 25 revDSG und Artikel 15 DSGVO.

Sie haben das Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir über Sie verarbeiten, sowie über die Art der Verarbeitung dieser Daten. Sie haben auch das Recht auf Erhalt einer Kopie der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Recht auf Berichtigung gemäß Artikel 16 DSGVO.

Sie haben das Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten und die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) gemäß Artikel 17 DSGVO.

Sie haben das Recht, jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, z. B. wenn die Verarbeitung für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig, oder wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen, der sich auf eine Bewertung des berechtigten Interesses stützt.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO.

Sie haben das Recht zu verlangen, dass bestimmte Verarbeitungen Ihrer Daten eingeschränkt werden, zum Beispiel wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten.

Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 28 revDSG und Artikel 20 DSGVO.

Wenn Sie Ihre Einwilligung gegeben haben oder unsere Verarbeitung auf einem Vertrag mit Ihnen beruht, haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln oder unsere Unterstützung bei der Übermittlung der Daten an einen anderen Verantwortlichen zu erhalten, soweit dies technisch machbar ist.

Widerspruchsrecht gemäß Artikel 21 der GDPR.

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 (1) (e) (öffentliches Interesse) oder (f) (berechtigte Interessen) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen der DSGVO gestütztes Profiling.

Recht bezüglich automatisierter Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling gemäß Artikel 21 revDSG und Artikel 22 DSGVO.

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in erheblichem Maße beeinträchtigt.

Recht auf Beschwerde

Wenn Sie sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns beschweren möchten, können Sie sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden, bei dem es sich um die schweizerische Aufsichtsbehörde für die Verarbeitung personenbezogener Daten handelt.

11. Sind Sie unzufrieden mit unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

Wenn Sie mit unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unzufrieden sind, können Sie sich an die Aufsichtsbehörde im Land Ihres Wohnsitzes wenden. In der Schweiz ist die Aufsichtsbehörde der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

Die Kontaktangaben lauten: EDÖB, Feldeggweg 1, CH – 3003 Bern, Schweiz.

Weitere Informationen stehen auf der Webseite des EDÖB zur Verfügung: https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/de/home.html