So vermeiden Sie Zahlungsausfälle

Je nach Branche gestalten sich Fakturierungsabläufe in Unternehmen sehr unterschiedlich. Indem Sie klare Rahmen und Abläufe für Ihre Rechnungsstellung festlegen, können Sie das Risiko verspäteter und nicht erfolgender Zahlungen vermeiden – hier erhalten Sie 5 einfache Tipps.

1. Debitorenleitlinie

Die Gestaltung klarer Abläufe für die Rechnungsstellung erfordert ein tragfähiges Fundament. Deswegen benötigen Sie eine Debitorenleitlinie. Eine Debitorenleitlinie legt nichts anderes fest als wo, wann und wie Sie mit Ihren Kunden Geschäfte machen. Sie trägt dazu bei, Ihre diversen Rechnungsstellungsabläufe konsequent zu gestalten – ob Debitoreninformationen, Rechnungen, Mahnungen oder Inkassoverfahren.

2. Prüfung der Kreditwürdigkeit

Im nächsten Schritt sollten Sie entscheiden, bei neuen und bestehenden Kunden regelmäßig die Kreditwürdigkeit zu prüfen. Hierdurch verringern Sie das Risiko schlechter Geschäfte und können den Kunden bei unzureichender Kreditbewertung beispielsweise um Zahlung im Voraus bitten. Es ist eine grundlegende Voraussetzung, Ihre Risiken möglichst zu minimieren, ohne in Ihren Entscheidungen hierbei zu sehr eingeschränkt zu werden.

3. Rechnungen sofort stellen

Möglicherweise wundert es Sie, dass wir dies überhaupt erwähnen, weil Ihnen dieser Tipp so selbstverständlich erscheint: Stellen Sie Ihre Rechnung auf der Grundlage der vertraglichen Konditionen, die Sie mit Ihrem Kunden festgelegt haben. Das heißt: sobald der Vertrag dies zulässt. Warten zieht die Abläufe nur unnötig in die Länge und kann letztlich Ihre Liquidität beeinträchtigen.

4. Mahnung

In vielen Fällen ist eine Mahnung erforderlich, um Ihre Zahlung zu erhalten. In diesen Fällen raten wir, nur eine Mahnung zu senden. Wenn Sie mehrere senden, gewähren Sie dem Kunden unnötige Kredittage.

5. Inkasso

Wenn Sie den Fall an einen Inkassodienstleister übergeben, sollten Sie unbedingt von Ihrer Debitorenleitlinie ausgehen, siehe Punkt 1 der Liste. Als Faustregel gilt: Das Inkassoschreiben sollte nicht später als 10–14 Tage, nachdem das Mahnschreiben an den betreffenden Kunden abgegangen ist, versendet werden.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie wir Sie darin unterstützen können, offene Forderungen auf schonende und effektive Weise einzubringen? Sie können sich jederzeit für weitere Informationen an uns wenden!